Notice d'information relative à la protection des données personnelles

Dernière mise à jour 22/011/2023

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Introduction

La protection de vos données personnelles est au cœur de nos préoccupations, le Groupe BNP Paribas a adopté des principes forts dans sa Charte de confidentialité des données personnelles disponible à l’adresse suivante : https://group.bnpparibas/uploads/file/bnpparibas_charte_confidentialite_des_donnees_personnelles.pdf

Karapass Courtage ( « nous »), en tant que responsable du traitement, est responsable de la collecte et du traitement de vos données personnelles dans le cadre de ses activités.

Notre métier de courtier consiste à mettre en relation les clients de nos partenaires – particuliers, entrepreneurs, TPE (Très Petites Entreprises), PME (Petites et Moyennes Entreprises), grandes entreprises – avec BNP Paribas Cardif afin de fournir des solutions d’assurances affinitaires.

En tant que membre d’un Groupe intégré de banque-assurance en collaboration avec les différentes entités du Groupe, nous fournissons à nos clients une offre complète de produits d’assurance affinitaire.

L’objectif de la présente notice est de vous expliquer comment nous traitons vos données personnelles et comment vous pouvez les contrôler et les gérer.

Le cas échéant, des informations complémentaires peuvent vous être communiquées directement au moment de la collecte de vos données personnelles.

Vous êtes concernés par cette notice, si vous êtes (“vous”) :

• notre client ou en relation contractuelle avec nous (assuré/bénéficiaire) ;
• un membre de la famille d’un client. En effet, nos clients peuvent parfois être amenés à partager avec nous des informations portant sur leur famille lorsque cela est nécessaire pour leur fournir un produit ou service ou mieux les connaître ;
• un bénéficiaire effectif (au sens de L.561-2-2 du code monétaire des financiers) d’un client personne morale ;
• un dirigeant ou représentant légal d’un client personne morale ;

Lorsque vous nous fournissez des données personnelles relatives à d’autres personnes, n’oubliez pas de les informer de la communication de leurs données et inviter les à prendre connaissance de la présente Notice. Nous prendrons soin de faire de même dès lors que nous le pouvons (c’est à dire lorsque nous avons les coordonnées des personnes et que nous y sommes autorisés).

Vous avez des droits qui vous permettent d’exercer un contrôle significatif sur vos données personnelles et sur la façon dont nous les traitons.

Si vous souhaitez exercer les droits décrits ci-dessous, merci de nous envoyer une demande à :

• Karapass – DPO, 93 Rue Nationale, 92100 Boulogne-Billancourt; ou
• data.protection@karapass.eu ; ou
• sur nos sites internet, lorque cela est possible, avec un scan/copie de votre pièce d’identité lorsque cela est nécessaire.

Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles en vertu de la présente Notice, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données à l’adresse suivante :

• Karapass – DPO, 93 Rue Nationale, 92100 Boulogne-Billancourt; ou
• data.protection@karapass.eu ;

2.1. Vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles

Si vous souhaitez avoir accès à vos données personnelles, nous vous fournirons une copie des données personnelles sur lesquelles porte votre demande ainsi que les informations se rapportant à leur traitement.

Votre droit d’accès peut se trouver limité lorsque la réglementation le prévoit. C’est le cas de la réglementation relative à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme qui nous interdit de vous donner directement accès à vos données personnelles traitées à cette fin. Dans ce cas, vous devez exercer votre droit d’accès auprès de la CNIL qui nous interrogera.

2.2. Vous pouvez demander la rectification de vos données personnelles

Si vous considérez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander qu’elles soient modifiées ou complétées. Dans certains cas, une pièce justificative pourra vous être demandée.

2.3. Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles

Si vous le souhaitez, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans les limites autorisées par la loi.

2.4. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles fondé sur l’intérêt légitime

Si vous n’êtes pas d’accord avec un traitement fondé sur l’intérêt légitime, vous pouvez vous opposer à celui-ci, pour des raisons tenant à votre situation particulière, en nous indiquant précisément le traitement concerné et les raisons. Nous ne traiterons plus vos données personnelles sauf à ce qu’il existe des motifs légitimes et impérieux de les traiter ou que celles-ci sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

2.5. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection commerciale

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection commerciale, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

2.6. Vous pouvez suspendre l’utilisation de vos données personnelles

Si vous contestez l’exactitude des données que nous utilisons ou que vous vous opposez à ce que vos données soient traitées, nous procéderons à une vérification ou à un examen de votre demande. Pendant le délai d’étude de votre demande, vous avez la possibilité de nous demander de suspendre l’utilisation de vos données.

2.7. Vous avez des droits face à une décision automatisée

Par principe, vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée fondée sur un profilage ou non qui a un effet juridique ou vous affecte de manière significative. Nous pouvons néanmoins automatiser ce type de décision si elle est nécessaire à la conclusion/à l'exécution d'un contrat conclu avec nous, autorisée par la réglementation ou si vous avez donné votre consentement.

En toute hypothèse, vous avez la possibilité de contester la décision, d’exprimer votre point de vue et de demander l’intervention d’un être humain qui puisse réexaminer la décision.

2.8. Vous pouvez retirer votre consentement

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

2.9. Vous pouvez demander la portabilité d’une partie de vos données personnelles

Vous pouvez demander à récupérer une copie des données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander à ce que nous transmettions cette copie à un tiers.

2.10. Comment déposer une plainte auprès de la CNIL?

En plus des droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, qui est le plus souvent celle de votre lieu de résidence, telle que la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et de Libertés) en France.

L’objectif de cette section est de vous expliquer pourquoi nous traitons vos données personnelles et sur quelle base légale nous nous reposons pour le justifier.

3.1. Vos données personnelles sont traitées pour nous conformer à nos différentes obligations légales

Vos données personnelles sont traitées lorsque cela est nécessaire pour nous permettre de respecter les réglementations auxquelles nous sommes soumis, notamment les réglementations propres aux activités d’assurance et financières.

3.1.1. Nous utilisons vos données personnelles pour :

• contrôler les opérations et transactions et ainsi identifier celles qui sont anormales ou inhabituelles ;
• surveiller vos transactions et opérations pour gérer, prévenir et détecter la fraude ;
• gérer, prévenir et déclarer les risques (de nature financière, de crédit, de nature juridique, de conformité ou liés à la réputation, etc.) auxquels le Groupe BNP Paribas est susceptible d’être confronté dans le cadre ses activités ;
• répondre à nos obligations de lutte contre la déshérence ;
• procéder à une évaluation du caractère approprié et de l’adéquation au profil de chaque client des produits que nous proposons conformément à la directive sur la distribution d‘assurance (DDA) de 2016 ;
• contribuer à la lutte contre la fraude fiscale et satisfaire nos obligations de notification et de contrôle fiscal ;
• enregistrer les opérations à des fins comptables ;
• prévenir, détecter et déclarer les risques liés à la Responsabilité Sociale de l’Entreprise et au développement durable ;
• détecter et prévenir la corruption ;
• respecter les dispositions applicables aux prestataires de service de confiance délivrant des certificats de signature électronique ;
• échanger et signaler différentes opérations, transactions ou demandes ou répondre à une demande officielle émanant d’une autorité judiciaire, pénale, administrative, fiscale ou financière locale ou étrangère dûment autorisée, un arbitre ou un médiateur, des autorités chargées de l’application de la loi, d’organes gouvernementaux ou d’organismes publics ;
• répondre à notre obligation d’accessibilité aux services pour les personnes handicapées, par exemple avec des outils permettant la transcription de la voix en texte (« speech-to-text »).

3.1.2. Nous traitons aussi vos données personnelles pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme

Nous appartenons à un Groupe de banque-assurance qui doit disposer d’un système robuste de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB/FT) au niveau de nos entités, et piloté au niveau central, ainsi que d’un dispositif permettant d’appliquer les décisions de sanctions aussi bien locales, qu’européennes ou internationales.

Dans ce contexte, nous sommes responsables de traitementconjoints avec BNP Paribas SA, maison mère du Groupe BNP Paribas (le terme « nous » dans la présente section englobe également BNP Paribas SA).

Les traitements mis en œuvre pour répondre à ces obligations légales sont détaillées en annexe 1.

3.2. Vos données personnelles sont traitées pour répondre à notre intérêt légitime ou celui d’un tiers

Lorsque nous fondons un traitement sur l’intérêt légitime, nous opérons une pondération entre cet intérêt et vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux pour nous assurer qu’il y a un juste équilibre entre ceux-ci. Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur l’intérêt légitime poursuivi par un traitement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies à la section 2 « COMMENT NOUS CONTACTER ? » ci-dessus.

3.2.1. Dans le cadre de notre activité d’assureur, nous utilisons vos données personnelles pour :

• faire des études statistiques et développer des modèles prédictifs et descriptifs à des fins :
  • de conformité (telle que la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme) et de gestion des risques ;

Nous collectons et utilisons vos données personnelles, à savoir toute information qui vous identifie ou permet de vous identifier.

En fonction notamment de la catégorie de personne dont vous faites partie, du type de produit ou de service que nous vous fournissons et des échanges que nous avons avec vous, nous collectons différents types de données personnelles vous concernant, y compris :

• Données d’identification : par exemple, nom complet, genre, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de carte d’identité, numéro de passeport, photo, signature ;
• Informations de contact privées ou professionnelles : par exemple, adresse postale, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone ;

Nous collectons des données personnelles directement auprès de vous, cependant nous pouvons aussi collecter des données personnelles auprès d’autres sources.

Nous collectons parfois des données provenant de sources publiques :

• des publications/bases de données mises à disposition par des autorités ou des tierces parties officielles (par exemple le Journal Officiel de la République Française, le Registre du Commerce et des Sociétés, les bases de données gérées par des autorités de contrôle du secteur financier) ;
• des sites Internet/pages des réseaux sociaux d’entités juridiques ou de clients professionnels contenant des informations que vous avez rendues publiques (par exemple, votre propre site Internet ou votre page sur un réseau social) ;
• des informations publiques telles que celles parues dans la presse.

Nous collectons aussi des données personnelles de tierces parties :

• d’autres entités du Groupe BNP Paribas ;
• de nos clients (entreprises ou particuliers) ;
• de nos partenaires commerciaux et notamment les distributeurs ou gestionnaires de nos produits ;
• des co-assureurs du Groupe BNP Paribas Cardif;
• de prestataires de services de paiements ;
• des tiers tels que les agences de prévention de la fraude ;

a. Avec les entités du Groupe BNP Paribas

En tant que société membre du Groupe BNP Paribas, nous collaborons étroitement dans le monde entier avec les autres sociétés du groupe. Vos données personnelles pourront ainsi être partagées entre les entités du Groupe BNP Paribas, lorsque c’est nécessaire, pour :

nous conformer à nos différentes obligations légales et réglementaires décrites précédemment ;

• répondre à nos intérêts légitimes qui sont de :faire des études statistiques et développer des modèles prédictifs et descriptifs à des fins de sécurité et de conformité ;

b. Avec des destinataires, tiers au Groupe BNP Paribas et des sous-traitants

Afin de réaliser la finalité décrite dans la présente Notice, nous sommes susceptibles lorsque cela est nécessaire de partager vos données personnelles avec :

• des sous-traitants qui réalisent des prestations pour notre compte;
• des autorités financières, fiscales, administratives, pénales ou judiciaires, locales ou étrangères, des arbitres ou des médiateurs, des autorités ou des établissements ou institutions publics, à qui nous ou tout membre du Groupe BNP Paribas sommes tenus de divulguer des données :
  • à leur demande ;
  • dans le cadre de notre défense, une action ou une procédure ;
  • afin de nous conformer à une réglementation ou une recommandation émanant d’une autorité compétente à notre égard ou à l’égard de tout membre du Groupe BNP Paribas.
• certaines professions réglementées telles que des avocats, des notaires, ou des commissaires aux comptes lorsque des circonstances spécifiques l’imposent (litige, audit, etc.) ainsi qu’à nos assureurs ou tout acheteur actuel ou potentiel des sociétés ou des activités du Groupe BNP Paribas ;
• des parties intéressées au contrat telles que : le détenteur du contrat, le souscripteur, les parties assurées et leurs représentants ;

En cas de transferts internationaux depuis l’Espace économique européen (EEE) vers un pays n’appartenant pas à l’EEE, le transfert de vos données personnelles peut avoir lieu sur la base d’une décision rendue par la Commission européenne, lorsque celle-ci a reconnu que le pays dans lequel vos données seront transférées assure un niveau de protection adéquat.

En cas de transfert de vos données vers un pays dont le niveau de protection de vos données n’a pas été reconnu comme adéquat par la Commission européenne, soit nous nous appuierons sur une dérogation applicable à votre situation spécifique (par exemple, si le transfert est nécessaire pour exécuter un contrat conclu avec vous, comme notamment lors de l’exécution d’un paiement international) ou nous prendrons l’une des mesures suivantes pour assurer la protection de vos données personnelles :

• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Pour obtenir une copie de ces mesures visant à assurer la protection de vos données ou recevoir des détails relatifs à l’endroit où elles sont accessibles, vous pouvez nous adresser une demande écrite à :

• Karapass – DPO, 93 Rue Nationale, 92100 Boulogne-Billancourt; ou
• data.protection@karapass.eu ;

Nous conservons vos données personnelles pendant la durée nécessaire au respect des législations et des réglementations applicables, ou pendant une durée définie au regard de nos contraintes opérationnelles, telles que la tenue de notre comptabilité, une gestion efficace de la relation client, ainsi que pour faire valoir nos droits en justice ou répondre à des demandes des organismes de régulation.

Dans le cadre du traitement de vos données personnelles pour la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LAB-FT) la durée de conservation de vos données personnelles est de cinq (5)ans au titre de l’article L. 561-12 du Code monétaire et financier. « Les personnes mentionnées audit article conservent pendant cinq (5) ans à compter de la clôture de leurs comptes ou de la cessation de leurs relations avec eux les documents et informations, quel qu'en soit le support, relatifs à leurs relations d'affaires ou clients occasionnels, ainsi qu'aux mesures de vigilance mises en œuvre ».

Autres durées de conservation :

Les informations relatives à votre identité et délivrées lors d‘une demande d'exercice des droits sont conservées durant la période nécessaire à la réponse de votre demande.

Dans un monde où les technologies évoluent en permanence, nous revoyons régulièrement cette Notice et la mettons à jour si besoin.

Nous vous invitons à prendre connaissance de la dernière version de ce document en ligne, et nous vous informerons de toute modification significative par le biais de notre site Internet ou via nos canaux de communication habituels.

Annexe 1

Traitement des données personnelles pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme

Nous appartenons à un Groupe bancaire qui doit disposer d’un système robuste de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB/FT) au niveau des entités, piloté au niveau central, d’un dispositif de lutte contre la corruption, ainsi que d’un dispositif permettant le respect des Sanctions internationales (il s’agit de toutes les sanctions économiques ou commerciales, y compris toutes les lois, les règlements, mesures de restriction, embargo ou gel des avoirs, décrétés, régis, imposés ou mis en œuvre par la République Française, l’Union européenne, le US departement of the Treasury’s Office of Foreign Asset Control, et toute autorité compétente dans le territoire où nous sommes établis).

Dans ce contexte, nous sommes responsables de traitement conjoints avec BNP Paribas SA, maison mère du Groupe BNP Paribas (le terme « nous » utilisé dans la présente section englobe donc également BNP Paribas SA).

A des fins de LCB/FT et de respect des Sanctions internationales, nous mettons en œuvre les traitements listés ci-après pour répondre à nos obligations légales :

• Un dispositif de connaissance de la clientèle (KYC – Know Your Customer) raisonnablement conçu pour identifier, mettre à jour et confirmer l’identité de nos clients, y compris celle de leurs bénéficiaires effectifs et de leurs mandataires le cas échéant ;
• Des mesures d’identification et de vérification renforcées des clients à risque élevé, des Personnes Politiquement Exposées « PPE » (les PPE sont des personnes désignées par la réglementation qui du fait de leurs fonctions ou position (politiques, juridictionnelles ou administratives ) sont plus exposées à ces risques) ainsi que des situations à haut risque ;
• Des politiques et des procédures écrites, ainsi que des contrôles raisonnablement conçus pour s’assurer que la Banque n’entre pas en relation - ni ne maintient - de relation avec des Banques fictives ;
• Une politique, basée sur son évaluation des risques et de la situation économique, consistant à ne généralement pas exécuter ou s’engager dans une activité ou relation d’affaires, quelle que soit la devise :
  • pour, pour le contratde, ou au bénéfice de toute personne, entité ou organisation faisant l’object de Sanctions par la République Française, l’Union européenne, les Etats-Unis, les Nations-Unies, ou, dans certains cas, d’autres sanctions locales dans les territoires dans lesquels le Groupe opère ;
  • impliquant, directement ou indirectement des territoires sous sanctions dont la Crimée/Sébastopol, Cuba, l’Iran, la Corée du Nord ou la Syrie ;
  • impliquant des institutions financières ou des territoires qui pourraient être liés à, ou contrôlés, par des organisations terroristes, reconnues en tant que telles par les autorités compétentes en France, au sein de l’Union européenne, des Etats-Unis ou de l’ONU.
• Le filtrage de nos bases clients, raisonnablement conçu pour assurer le respect des lois applicables ;
• Des systèmes et processus visant à détecter les opérations suspectes, et effectuer les déclarations de soupçon auprès des autorités concernées ;
• Un programme de conformité raisonnablement conçu pour prévenir et détecter la corruption et le trafic d’influence conformément à la loi « Sapin II », au U.S FCPA, et au UK Bribery Act.

Dans ce cadre, nous sommes amenés à faire appel :

• à des services fournis par des prestataires externes tels que Dow Jones Factiva (fourni par Dow Jones & Company, Inc.) et le service World-Check (fourni par les prestataires REFINITIV, REFINITIV US LLC et London Bank of Exchanges) qui tiennent à jour des listes de PPE ;
• aux informations publiques disponibles dans la presse sur des faits en lien avec le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme ou des faits de corruption ;
• à la connaissance d’un comportement ou d’une situation à risque (existence de déclaration de soupçons ou équivalent) qui peuvent être identifiés au niveau du Groupe BNP Paribas.

Nous procédons à ces contrôles lors de l’entrée en relation, mais également tout au long de la relation que nous entretenons avec vous, sur vous-même, mais également sur les transactions que vous réalisez. A l’issue de la relation et si vous avez fait l’objet d’une alerte, cette information sera conservée afin de vous identifier et d’adapter notre contrôle si vous entrez de nouveau en relation avec une entité du Groupe BNP Paribas, ou dans le cadre d’une transaction à laquelle vous êtes partie.

Pour répondre à nos obligations légales, nous échangeons entre entités du Groupe BNP Paribas des informations collectées à des fins de LCB/FT, de lutte contre la corruption ou d’application des Sanctions internationales. Lorsque vos données sont échangées avec des pays hors de l’Espace Economique Européen ne présentant pas un niveau de protection adéquat, les transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission Européenne. Lorsque pour répondre à des réglementations de pays non-membres de l’UE, des données complémentaires sont collectées et échangées, ces traitements sont nécessaires pour permettre au Groupe BNP Paribas et à ses entités de respecter à la fois leurs obligations légales, et d’éviter des sanctions localement ce qui constitue notre intérêt légitime.